La gestión de inventarios es una parte fundamental del e-commerce. Debes garantizar la disponibilidad y la visibilidad del inventario de productos en tiempo real para satisfacer las expectativas de tus clientes en todos los canales. Esto pueda parecerte extraño pero un e-Commerce exitoso se dedica a cumplir expectativas, no sólo pedidos. 

¿Por qué es importante la gestión de inventarios? 

La base de tu negocio es hacer llegar rápidamente los productos a los clientes y obtener ganancias, aunque suene bastante simple, la gestión de inventario es en realidad más complicada, significa asegurarse de tener los artículos necesarios en stock y tener un plan de contingencia para cuando las cosas no salgan según lo planeado.  

1. Optimiza la disponibilidad: La gestión de inventarios asegura que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesiten, evitando agotamientos y frustraciones por parte de los compradores.
2. Reduce los costos: Una gestión eficiente de inventarios puede reducir los costos al evitar compras excesivas de inventario o pérdidas por productos vencidos o dañados.
3. Mejora la toma de decisiones: La información actualizada sobre el inventario permite a los gerentes tomar decisiones informadas sobre cuándo reordenar, cuáles productos descontinuar y cuáles promocionar.
4. Mejora la experiencia del cliente: Al tener una disponibilidad constante de productos y evitar agotamientos, los clientes tienen una experiencia más positiva y confiable con el ecommerce.
5. Aumenta la eficiencia: Una gestión eficiente de inventarios permite un flujo más suave de operaciones, incluyendo la recepción de mercancías, el almacenamiento y la preparación de pedidos.

Una buena gestión de inventarios también funciona para evitar perder dinero debido al exceso de existencias o la contabilidad incorrecta. 

La gestión de inventario ahorra dinero 

Mantener el volumen adecuado de inventario en el almacén siempre ha sido un gran reto. Si tenemos capital, podemos comprar más inventario y generar más ventas pero, cuando no se vende como lo esperamos nos quedamos con montañas de inventario polvoriento que nos afecta en el flujo de caja. 

Por otro lado, si no tenemos suficiente inventario nos exponemos ante nuestros clientes, teniendo que poner etiquetas de “agotado” o no cumpliendo con los tiempos de entrega y eso implica clientes insatisfechos, malas reseñas y tristemente, oportunidades de venta. 

Dificultades comunes en la gestión de inventario 

Esto no es algo natural para muchos dueños de negocios, y a veces pueden sentir que pasan innumerables horas revisando el inventario y asegurándose de que los números cuadran. Si no eres una persona orientada a los números, esto puede parecer un esfuerzo tedioso y confuso. 

No te preocupes, incluso los propietarios de negocios de comercio electrónico más establecidos se han enfrentado a problemas de inventario en un momento u otro. Estos son algunos de los problemas más comunes que enfrentan los sitios de e-Commerce 

Utiliza un sistema centralizado de gestión de inventarios

¿Cómo das seguimiento a tu inventario? ¿Confías en un montón de hojas de cálculo, informes de proveedores y registros de pedidos? ¿Estás utilizando un software de gestión de inventarios? 

Muchos dueños de negocios de e-Commerce simplemente no saben cómo utilizar un sistema de inventario dedicado o cómo dar sentido a las existencias que ya tienen disponibles. Sin una estrategia clara en mente, rápidamente terminarás con un lío de números en las manos. Eso se resuelve con la implementación de un sistema de gestión de inventarios centralizado. 

Un sistema en línea automatizado creado para tu tienda de comercio electrónico ofrece la mejor solución, te permitirá realizar un seguimiento de los pedidos entrantes y al mismo tiempo realizar un seguimiento preciso de los volúmenes de inventario. 

Algunas de las mejores aplicaciones de gestión de inventarios para e-commerce son:

1. Zoho Inventory
2. Square for Retail
3. Shopify Inventory Management
4. Orderhive
5. Ordoro
6. Multiorders
7. Linnworks
8. inFlow Inventory
9. DEAR Inventory
10. Brightpearl.

Estas aplicaciones de gestión de inventarios son consideradas las mejores porque ofrecen una variedad de características y funciones para ayudar a los dueños de ecommerce a administrar sus inventarios de manera eficiente. Algunas de las características comunes incluyen:

1. Control de inventario en tiempo real: Permiten monitorear el inventario en tiempo real y asegurarse de que se mantenga actualizado.
2. Integración con tiendas en línea: Integran sus inventarios con plataformas de comercio electrónico populares como Shopify, Magento, etc.
3. Informes y análisis: Proporcionan informes detallados y análisis para ayudar a los minoristas a tomar decisiones informadas sobre sus inventarios.
4. Automatización de procesos: Automatizan procesos como la asignación de pedidos, el seguimiento de envíos y la generación de facturas, lo que ahorra tiempo y esfuerzo.
5. Control de costos: Permiten realizar un seguimiento de los costos y garantizar que se mantengan dentro del presupuesto.

Estas aplicaciones son las mejores porque ofrecen una solución completa para la gestión de inventarios en línea, lo que permite a los emprendedores de negocios en línea centrarse en el crecimiento de sus negocios en lugar de preocuparse por la administración de sus inventarios.

Tus números son incorrectos 

¿Alguna vez has dicho “en el almacén tenemos” y cuando te hacen un pedido resulta que no?  Situaciones como esta son más comunes de lo que deberían y si recordamos que un e-Commerce se dedica a cumplir expectativas y no sólo pedidos, cancelar uno por falta de existencia no es algo que queramos hacer. 

Además de la mala reputación que puede tener tu negocio, cancelar pedidos también te llevará a dudar si realmente tu inventario está bien administrado y en los problemas operativos o contables que puedes tener.

Una prioridad comercial importante es que debes mantenerte al tanto de la existencia, si realizas la gestión del inventario a mano, las operaciones pueden volverse confusas rápidamente, lo que nos regresa al punto de tener un sistema centralizado para la gestión de inventarios. 

Cómo funciona el marketing digital para e-Commerce 2023

¿Cuáles son los mejores indicadores (KPI’s) para la gestión de inventarios?

Los KPI (Indicadores clave de rendimiento) son herramientas importantes para evaluar el éxito de una estrategia de gestión de inventarios. Algunos de los mejores KPI para la gestión de inventarios en ecommerce son las siguientes:

1. Rotación de inventario: Mide el número de veces que se vende y reemplaza un producto en un período determinado.
2. Tasa de stock disponible: Refleja la cantidad de productos disponibles para la venta en relación con la cantidad total de productos en el inventario.
3. Tiempo de ciclo de inventario: Mide el tiempo promedio que un producto permanece en el inventario antes de ser vendido.
4. Costo total de inventario: Refleja el costo total de adquirir y mantener el inventario.
5. Tasa de pérdidas de inventario: Mide la cantidad de productos que se pierden o se dañan antes de ser vendidos.
6. Tasa de stock óptimo: Refleja el equilibrio entre tener suficiente inventario para satisfacer la demanda y evitar excesos innecesarios.

Estos indicadores (KPI) pueden ayudar a los dueños de negocios en línea a comprender el rendimiento de su gestión de inventarios y tomar las medidas indicadas para mejorarlo. La idea es mantener un equilibrio entre tener suficiente inventario para satisfacer la demanda y evitar excesos innecesarios.

Mantén el equilibrio de tus existencias 

El secreto de una buena administración de tu inventario es no tener faltantes ni exceso para evitar consecuencias financieras.  

Si tiene escasez de existencias, los clientes te pueden cancelar pedidos y tendrás clientes insatisfechos. Además, si los clientes potenciales visitan tu tienda en línea y ven que no hay los artículos que están buscando, es casi seguro que irán a otra parte a buscar lo que necesitan. 

Por otro lado, el exceso en inventario inmoviliza tu capital, lo que significa que tendrás menos dinero para lo esencial, como los esfuerzos de marketing o logística. Si no vendes esos productos adicionales estarás generando pérdidas. 

Si tus existencias ya superaron su máximo, hay opciones prácticas para recuperar ese capital estancado. Existen empresas como TiendaKomet, la primera tienda en México que compra excedentes de inventario de grandes retailers, e-Commerce y marketplaces. Con esto tendrás un mejor flujo de efectivo y podrás utilizar tu capital para seguir creciendo. 

Fairplay Hacks 

Acciones Rápidas, Simples y Flexibles.  

1. Planea la Demanda 

Haz un pronóstico de los productos que venderás a futuro. Con una herramienta de analítica centralizada como Faiplay Insights puedes visualizar tendencias e histórico de ventas, así podrás evaluar si necesitas comprar más stock o no. Si no tienes ese histórico el pronóstico podría ser un poco más complicado, pero no necesariamente imposible. 

Establece la «demanda base» para cada temporada. Luego, usa esta información para pronosticar cómo será la demanda futura. También puedes estimar tus esfuerzos de marketing y tasas de conversión promedio. Esto te ayudará a determinar cuánto inventario tener en stock en un momento determinado. 

2. Establece niveles de existencias 

Debes saber la cantidad mínima de producto que debes tener a mano en todo momento. Cuando el inventario cae por debajo de este número, es hora de pedir más. Este número variará según la demanda esperada y la rapidez con la que vendes. El punto de reorden te ayudará a sistematizar tus pedidos de productos, sólo asegúrate de hacer un monitoreo periódico, ya que las condiciones del mercado pueden cambiar con el tiempo. 

3. Mantén la cantidad de inventario correcta 

Si tienes un sistema de gestión de inventarios centralizado, puedes automatizar el pedido de inventario. Si el stock cae por debajo de cierto número, el sistema te notificará y/o realizará un pedido con el proveedor. Si tu inventario no se mueve durante mucho tiempo, debes acercarte a  TiendaKomet para que ellos te ayuden con tu excedente. 

4. Prioriza tus productos 

Dar prioridad a los productos ayuda a mantener los costos bajos identificando qué productos necesitan más pedidos. 

Puedes hacer esto siguiendo el Análisis ABC: 

Artículos A: Artículos que se venden con mayor frecuencia y tienen el mayor valor en tu negocio. 

Artículos B: Artículos que no se venden con tanta regularidad pero que cuestan más mantener. 

Artículos C: Artículos que sobran y constituyen la mayor parte de los costos de inventario, pero son los que menos aportan a su resultado final. 

Para las otras categorías, no hay que ser tan proactivo. De hecho, es posible evitar almacenar demasiados de estos artículos, ya que se venden con menos frecuencia y no ofrecen el mayor valor al negocio. 

5. Crea un plan de contingencia 

Dice el dicho que «espera lo mejor, planifica para lo peor» y esto es especialmente cierto para los negocios. Si no hay un plan de contingencia para cuando las cosas van mal, pueden surgir una amplia gama de problemas de inventario para las empresas de comercio electrónico, por lo que debe estar preparado.  

Algunas preguntas que debes hacerte son: 

¿Qué sucede si mis ventas aumentan y me quedo sin existencias?
¿Qué sucede si me quedo sin espacio para productos en mi almacén?
¿Qué sucede si calculo mal cuánto inventario tengo?
¿Qué pasa si mi proveedor se queda sin mi producto?
¿Qué sucede si el fabricante descontinúa mi producto?
¿Qué pasa si hay un retiro inesperado?
¿Qué pasa si hay problemas de flujo de caja?  

Como dueño de un negocio, es tu responsabilidad considerar qué podría salir mal y asegurarse de estar preparado para enfrentarlo. 

Con un plan de acción viable para todas y cada una de las situaciones evitarás pérdidas de ganancias y una larga cola de clientes enojados.